ผ่านพ้นปีใหม่ 2568 มาได้สักระยะแล้ว และในช่วงต้นปีนี้หลาย ๆ ธุรกิจคงง่วนอยู่กับการเตรียมเอกสารต่าง ๆ เพื่อดำเนินการทางธุรกิจ โดยหนึ่งในนั้นก็น่าจะต้องมีเรื่องของการ “ยื่นใบเสนอราคาให้กับลูกค้า” ด้วยอย่างแน่นอน ซึ่งวันนี้คอลัมน์นี้ก็มีข้อมูลเรื่องนี้มาให้พิจารณากัน โดยเป็นคำแนะนำที่ ฝ่ายพัฒนาผู้ประกอบการ SME D BANK ได้แนะนำเอาไว้ในเว็บไซต์ www.smebank.co.th ในชื่อหัวข้อ “แนวทางจัดการใบเสนอราคา (Quotation) อย่างง่าย ๆ” ดังนี้…
ทั้งนี้ ในบทความได้อธิบายถึงความสำคัญของใบเสนอราคาว่า เปรียบเสมือนเอกสารสัญญาประมูลระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจในด้านต่าง ๆ กว้าง ๆ ดังต่อไปนี้ คือ 1.เป็นประโยชน์ต่อผู้ซื้อ เพื่อให้ทราบรายละเอียดสินค้าหรือบริการ และราคาก่อนการตัดสินใจ ซึ่งในใบเสนอราคาจะมีการระบุรายละเอียดต่าง ๆ ของสินค้าหรือบริการ เงื่อนไข ราคา ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เอาไว้ เพื่อให้ผู้ซื้อใช้ในเปรียบเทียบราคา ก่อนตัดสินใจซื้อ ทั้งยังใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงการสั่งซื้อ เพื่อป้องกันความผิดพลาดระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย หรือแม้แต่ใช้สำหรับประกอบการขอสินเชื่อได้อีกด้วย 2.เป็นประโยชน์ต่อผู้ขาย เนื่องจากใบเสนอราคานั้น สามารถใช้เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยสร้างโอกาสในการขายได้ รวมไปถึงช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ เนื่องจากใบเสนอราคาจะแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าธุรกิจของเรานั้นมีความน่าเชื่อถือและไว้ใจได้เพียงใด นี่เป็นประโยชน์ของใบเสนอราคา
ขณะที่ “ข้อดีของใบเสนอราคาแบบออนไลน์” นั้น บทความนี้ก็ได้อธิบายเอาไว้ว่า มีข้อดีต่อการทำธุรกิจหลายด้าน อาทิ รวดเร็วและสะดวก เนื่องจากไม่ต้องมาเสียเวลาพิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือ ตลอดจนสามารถส่งอีเมลหรือแชทหาลูกค้าได้ทันที ทำให้ลูกค้าสามารถพิจารณาได้ทันที จึงช่วยเพิ่มโอกาสให้กับธุรกิจเพิ่มขึ้น, ประหยัดเวลากับค่าใช้จ่าย เช่น ค่ากระดาษ หมึก ซองจดหมาย อีกทั้งยังลดเวลาการติดตามและความเสี่ยงจากการสูญหายหรือเสียหายด้วย, ปรับแต่งได้ง่าย ทำให้ลดระยะเวลา อีกทั้งยังสามารถปรับได้เหมาะกับความต้องการของลูกค้าแต่ละรายด้วย, ติดตามค้นหาง่าย เช่น ช่วยให้เจ้าของธุรกิจติดตามสถานะใบเสนอราคาที่ส่งไปว่าลูกค้าได้อ่านหรือยัง, เพิ่มประสิทธิภาพการขาย โดยยิ่งจัดทำและจัดส่งได้เร็วเท่าไหร่ โอกาสปิดการขายก็ยิ่งเพิ่มขึ้นตามไปด้วย
ส่วน “เทคนิคจัดการใบเสนอราคา” แบบมืออาชีพนั้น บทความนี้ก็แนะแนวทางไว้ ได้แก่ 1.ต้องรักษาคำพูด โดยให้ความสำคัญกับสิ่งที่รับปาก และควรจัดส่งให้ตรงตามเวลาที่นัดไว้ 2.รายละเอียดครบถ้วน อาทิ เบอร์ติดต่อ ราคาต่อหน่วย จำนวนสินค้า ค่าธรรมเนียม เงื่อนไขชำระเงิน วันหมดอายุของใบเสนอราคา เป็นต้น 3.ตรวจสอบก่อนจัดส่ง เพื่อแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงความเป็นมืออาชีพ และ 4.ใช้โปรแกรมออนไลน์ช่วย เพื่อให้การจัดทำใบเสนอราคาทำได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น และนี่เป็นเทคนิคน่ารู้เกี่ยวกับใบเสนอราคา ที่เอสเอ็มอีทุก ๆ สาขา น่าที่จะนำไปปรับใช้ได้.
ศิริโรจน์ ศิริแพทย์ [email protected]
