ในยุคที่ธุรกิจมีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง การจัดการข้อมูลทางการเงินอย่างรวดเร็วนับว่าเป็นหัวใจสำคัญของการเติบโตของทุกกิจการ ซึ่งการทำบัญชีแบบดั้งเดิมอาจไม่ใช่ทางเลือกที่ตอบโจทย์อีกต่อไป โปรแกรมบัญชีออนไลน์จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนงานบัญชีที่ซับซ้อนให้กลายเป็นเรื่องง่าย ว่าแต่โปรแกรมบัญชีออนไลน์คืออะไร และโปรแกรมบัญชีที่นิยมใช้มีอะไรบ้าง มาหาคำตอบกันได้ในบทความนี้
โปรแกรมบัญชีออนไลน์คืออะไร ทำไมนักธุรกิจควรรู้?
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่องานด้านการเงิน และการบัญชีขององค์กรโดยเฉพาะ ซึ่งช่วยให้การคำนวณภาษี การจัดทำงบการเงิน รวมไปถึงการบริหารลูกหนี้ มีประสิทธิภาพกว่าการทำบัญชีด้วยมือ แต่ในปัจจุบันโปรแกรมบัญชีออนไลน์ หรือโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปมีการพัฒนาให้กับเจ้าของธุรกิจมากขึ้นด้วยการนำเสนอข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้ให้อยู่ในรูปแบบที่นำไปใช้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ช่วยสรุปข้อมูลทางการเงินให้เจ้าของกิจการได้ในทันที ทำให้เจ้าของกิจการสามารถตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว
โปรแกรมบัญชีมีประโยชน์อย่างไรบ้าง?
โปรแกรมบัญชี ช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
- ประหยัดเวลาในการจัดทำบัญชี : โปรแกรมทําบัญชีสามารถบันทึกธุรกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้นทั้งหมดได้ ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ และสามารถเรียกดูข้อมูลออกมาได้ ทำให้ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน และใช้พนักงานในการทำบัญชีน้อยลงกว่าเดิม
- ลดความผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล : โปรแกรมทำบัญชีสามารถบันทึกข้อมูลทางการเงินจากแหล่งต่าง ๆ ได้อย่างอัตโนมัติ เช่น รายการ Statement ของธนาคาร หรือ รายงานการซื้อขายที่เกิดขึ้นบนแพลตฟอร์ม E- Commerce ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มีรายละเอียดจำนวนมาก หากใส่ข้อมูลเองด้วยคนทั้งหมดอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ การใช้โปรแกรมบัญชีจะช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้นั่นเอง
- บริหารจัดการเอกสารง่ายขึ้น : โปรแกรมบัญชีออกแบบมาให้รองรับการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และสามารถออกแบบฟอร์มภาษีต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้สามารถยื่นเอกสารให้กับกรมสรรพากรได้ทันเวลาตามที่กฎหมายกำหนด
- เห็นภาพรวมธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น : โปรแกรมบัญชีสามารถสร้างรายงานทางการเงินที่สำคัญ เช่น งบกำไรขาดทุน งบฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสดได้ทันที ทำให้เจ้าของกิจการเห็นภาพรวมของธุรกิจได้อย่างชัดเจน
- ความปลอดภัยสูง : การทำบัญชีแบบดั้งเดิมมีความเสี่ยงที่เอกสารทางการเงินอาจสูญหายจากความยุ่งยากในการจัดเก็บ ซึ่งโปรแกรมบัญชีมาพร้อมกับระบบสำรองข้อมูล ทำให้ผู้ใช้งานมั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินจะยังอยู่และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
ไขข้อสงสัย โปรแกรมบัญชีมีค่าใช้จ่ายไหม?
ในภาพรวม โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่มีอยู่ในตลาดปัจจุบัน ล้วนออกแบบมาให้ธุรกิจเลือกใช้งานได้ตามระดับความพร้อม ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมบัญชีฟรี ที่เปิดให้ทดลองใช้งานเพื่อทำความเข้าใจระบบเบื้องต้น หรือ โปรแกรมบัญชีที่มีค่าใช้จ่าย ซึ่งมักมาพร้อมฟีเจอร์ที่ครบถ้วนกว่า และมีแพ็กเกจให้เลือกตั้งแต่ระดับเริ่มต้นไปจนถึงแพ็กเกจสูงสุดที่รองรับการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกและการเติบโตของธุรกิจ
ดังนั้น เจ้าของกิจการควรใช้ช่วงทดลองใช้งานเพื่อศึกษาฟังก์ชัน โครงสร้างระบบ และแนวคิดของโปรแกรมบัญชีแต่ละแพลตฟอร์ม เพื่อประเมินว่าระบบใดตอบโจทย์การทำงานและทิศทางธุรกิจของตนเองได้ดีที่สุด
เช็กลิสต์ในการเลือกโปรแกรมบัญชีที่ตอบโจทย์
สำหรับเจ้าของธุรกิจแล้ว โปรแกรมบัญชีที่ดีไม่ควรเป็นเพียงเครื่องมือบันทึกข้อมูล แต่ควรเป็นระบบที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจ เข้าใจธุรกิจของตนเองง่ายขึ้น และก่อนตัดสินใจเลือกโปรแกรมบัญชี อันดับแรกที่ต้องดูก่อนคือ โปรแกรมบัญชีนี้ได้ออกแบบมาเพื่อใคร เพื่อเจ้าของธุรกิจด้วย หรือเฉพาะนักบัญชีอย่างเดียว และเหมาะสมกับธุรกิจของเราหรือไม่ เมื่อหาโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อธุรกิจของเราเจอแล้ว ก็พิจารณาเพิ่มเติมอีก 5 ด้าน ดังนี้
- มีการพัฒนา AI มาใช้ในโปรแกรมบัญชีหรือไม่ เพื่อการทำงานที่แม่นยำ ลดความผิดพลาดจากงานเอกสาร และทำให้เจ้าของธุรกิจบริหารข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น
- เชื่อมต่อ API กับโปรแกรมอื่นได้หรือไม่ เพื่อช่วยลดภาระงานที่ไม่จำเป็น โดยสามารถดึงข้อมูลธุรกรรมจากแอปพลิเคชันภายนอกเข้าสู่ระบบอัตโนมัติ ลดงานซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดที่เกิดจากการคีย์ข้อมูล
- รองรับการเติบโตของธุรกิจได้หรือไม่ เพื่อไม่ต้องกังวลว่าจะต้องย้ายข้อมูลหรือเปลี่ยนระบบบ่อยๆ เช่น ต้องการระบบการทำงานที่ช่วยเรื่องการควบคุมภายใน
- ความปลอดภัยของข้อมูลขั้นสูงไหม เนื่องจากข้อมูลธุรกิจเป็นสิ่งที่มีค่ามากที่สุด และมีความเสี่ยงสูงที่จะรั่วไหลทั้งจากปัจจัยภายนอก และจากตัวบุคคลเอง
- การให้บริการและคำปรึกษาเชิงลึก มีเจ้าหน้าที่ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ คอย Support ให้คำปรึกษาอย่างเหมาะสมและเพียงพอหรือไม่ โดยเฉพาะช่วงเริ่มต้นในการใช้งาน ได้ให้คำปรึกษาในการประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับธุรกิจของเราโดยเฉพาะ ไม่ใช่แค่สอนการใช้งานทั่วไป
จะเห็นได้ว่าปัจจัยในการตัดสินใจของผู้ประกอบการในการเลือกโปรแกรมบัญชี คือ โปรแกรมมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง มีการพัฒนา AI มาใช้ในโปรแกรมบัญชีใช่ไหม เพราะอาจจะสะท้อนการไม่หยุดพัฒนาของโปรแกรมที่เราเลือกใช้ เพราะหากธุรกิจของเราเติบโตขึ้น เราก็คงไม่อยากเปลี่ยนโปรแกรมบ่อยๆ
เปรียบเทียบโปรแกรมบัญชีออนไลน์ในปัจจุบัน
เราลองมาพิจารณากันดูว่าโปรแกรมบัญชีออนไลน์แต่ละรายมีฟีเจอร์ใหม่ๆ อะไรที่โดดเด่นบ้าง และราคาเริ่มต้นเท่าไหร่
จากตารางจะเห็นได้ว่าโปรแกรมบัญชีแต่ละรายเหมาะกับประเภทธุรกิจที่แตกต่างกัน การเลือกโปรแกรมจึงควรพิจารณาจากลักษณะธุรกิจ ไม่ใช่ราคาเพียงอย่างเดียว
1. SMEMove มี 4 ข้อตามเช็คลิสต์ ราคาเริ่มต้น 1,990 บาท/ปี
AI ช่วยคีย์ข้อมูล
– มี AI ช่วยบันทึกเอกสารซื้อ
การเชื่อมต่อ API
– เชื่อมต่อกับ Shopee, LAZADA ได้ (โปรแกรมอื่นยังไม่รองรับ)
– รองรับ e-Tax Invoice ได้
รองรับ POS
– มีระบบ POS เป็นของตนเอง สามารถตั้งค่าเพื่อเริ่มต้นใช้งานเองได้
Authorization
– กำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานได้
2. FlowAccount มี 5 ข้อตามเช็คลิสต์ ราคาเริ่มต้น 1,990 บาท/ปี
AI ช่วยคีย์ข้อมูล
– Auto Key มี AI ช่วยเลือกผังบัญชีก่อนบันทึกเอกสาร
การเชื่อมต่อ API
– เชื่อมต่อกับ Shopee, LAZADA ได้
– รองรับ e-Tax Invoice ได้เฉพาะ e-Tax Invoice by Time Stamp
– มีแนวโน้มในการพัฒนาการเชื่อมต่อ API อย่างต่อเนื่อง
รองรับ POS
– โดดเด่นเรื่องการเชื่อมต่อ API กับ POS เช่น SilomPOS Foodstory
Authorization
– กำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานได้
การให้บริการและคำปรึกษาเชิงลึก
– มีเจ้าหน้าที่คอยตอบคำถามอย่างละเอียด และให้คำแนะนำหลายช่องทาง
3. PEAK มี 9 ข้อตามเช็คลิสต์ ราคาเริ่มต้น 2,500 บาท/ปี
AI ช่วยคีย์ข้อมูล
– SMART Suggestion มี AI ช่วยเลือกผังบัญชีก่อนบันทึกเอกสาร
AI ช่วยตรวจสอบการบันทึก
– SMART Reconciliation มี AI ช่วยกระทบยอดกับรายการธนาคาร
AI ช่วยวิเคราะห์งบกำไรขาดทุน
– SMART CFO มี AI ช่วยวิเคราะห์งบกำไรขาดทุน และถามตอบได้ด้วย
AI ช่วยสรุปผลธุรกิจเชิงลึก
– SMART Insight มี AI สรุปข้อมูลเอกสารคงค้างตั้งแต่ใบเสนอราคาถึงใบวางบิล
การเชื่อมต่อ API
– เจ้าแรกในไทยที่เชื่อมต่อ API กับธนาคารกรุงศรีฯ เพื่อรับข้อมูลบัญชีธนาคารมาตรวจสอบกับการบันทึกบัญชี
– เชื่อมต่อ API กับโปรแกรมอื่นได้มากที่สุด ทั้งกับร้านค้าออนไลน์ เช่น TikTok Shop ระบบจัดการออเดอร์ ZORT ระบบรับชำระเงินกับ- ธนาคารต่างๆ แม้กระทั่งระบบ HR ก็สามารถเชื่่อมต่อได้
– รองรับ e-Tax Invoice ได้ทั้ง e-Tax Invoice by Time Stamp และ e- Tax Invoice & e-Receipt เนื่องจากเชื่อมต่อกับ Service Provider ได้หลายราย
Authorization
– กำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานได้
2FA
– มีระบบยืนยันตัวตนสองชั้น Two-Factor Authentication (2FA) เพื่อความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล
PIN Code
– ตั้งค่าให้ระบุ PIN 6 หลัก สำหรับเมนูที่สำคัญได้ด้วย
– การให้บริการและคำปรึกษาเชิงลึก
– มีเจ้าหน้าที่คอยตอบคำถามอย่างละเอียด และให้คำแนะนำหลายช่องทาง
4. AccRevo มี 4 ข้อตามเช็คลิสต์ ราคาเริ่มต้น 10,000 บาท/ปี
AI ช่วยคีย์ข้อมูล
– มี AI ช่วยเลือกรายการก่อนบันทึกเอกสาร
การเชื่อมต่อ API
– เชื่อมต่อ API กับ Borihan, Apartmentery, Seniorsoft
– รองรับ e-Tax Invoice ได้
รองรับ POS
– มีระบบ POS เป็นของตนเอง สามารถตั้งค่าเพื่อเริ่มต้นใช้งานเองได้
Authorization
– กำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานได้
หมายเหตุ:
- แนะนำให้ติดตามโปรโมชัน และราคาอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากผู้ให้บริการแต่ละรายมีโปรโมชันใหม่เป็นระยะ
- การให้คะแนนข้างต้นเป็นเพียงการพิจารณาในบางประเด็นที่ผู้เขียนสนใจสำหรับเจ้าของธุรกิจเท่านั้น ทั้งนี้หากผู้ใช้งานต้องการพิจารณาในมุมมองอื่นๆ เพิ่มเติมสามารถสอบถามผู้ให้บริการแต่ละรายได้โดยตรง
- ข้อมูลข้างต้นเป็นการรวบรวมจากการค้นคว้าด้วยตนเอง และการทดลองใช้งานในบางส่วนเท่านั้น ผู้อ่านควรพิจารณาและตรวจสอบรายละเอียดเพิ่มเติมให้เหมาะสมกับการใช้งานของธุรกิจตนเอง
- ทั้งนี้ผู้ให้บริการแต่ละรายมีการให้บริการและคำปรึกษาเบื้องต้นช่วยตอบคำถามเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม
จุดเด่นโปรแกรมบัญชีออนไลน์แต่ละราย
| โปรแกรม | จุดเด่น |
| SME Move | ระบบจัดการสต็อกและการคำนวณต้นทุนที่รองรับกระบวนการผลิตหลายขั้นตอน และมีระบบ POS ที่สามารถใช้งานควบคู่กันได้ |
| FlowAccount | เริ่มต้นออกใบเสนอราคาและเอกสารขายได้ง่าย กรอกข้อมูลน้อย พร้อมเชื่อมต่อ POS ที่มีธุรกรรมจำนวนมากต่อวัน และเน้นงานขายหน้าร้านหรือขายปลีก |
| PEAK | การใช้ AI ช่วยลดงานบัญชี วิเคราะห์งบกำไรขาดทุน และมี Dashboard เชิงลึกสำหรับเจ้าของกิจการหรือธุรกิจที่ต้องการข้อมูลทางการเงินเพื่อการตัดสินใจ ไม่ใช่แค่การบันทึกบัญชี |
| AccRevo | การแยกระบบระหว่าง AccRevo The Book สำหรับสำนักงานบัญชี และ Accistant สำหรับผู้ประกอบการ ที่ต้องการแบ่งหน้าที่ระหว่างผู้ทำบัญชีกับเจ้าของธุรกิจอย่างชัดเจน |
สรุปการเลือกโปรแกรมบัญชีให้ตอบโจทย์ธุรกิจ
การเลือกโปรแกรมบัญชีที่ใช่ไม่ใช่เพียงการดูที่ราคา แต่คือการเลือกเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้เร็วและแม่นยำขึ้น โดยมีหลักสำคัญคือ
- เลือกฟังก์ชันให้ตรงกับงาน: พิจารณาว่าธุรกิจของคุณเน้นอะไร เช่น ธุรกิจค้าปลีกที่เน้นการขายหน้าร้าน (POS), ธุรกิจผลิตที่ต้องคุมสต็อกอย่างละเอียด หรือธุรกิจแบบ B2B ที่ต้องการระบบจัดการเอกสารหลังบ้านที่แข็งแกร่ง
- เน้นลดงานด้วยเทคโนโลยี: ให้ความสำคัญกับระบบที่มี AI ช่วยคีย์ข้อมูลและเชื่อมต่อ API กับธนาคารหรือร้านค้าออนไลน์ เพื่อลดข้อผิดพลาดและประหยัดเวลา และมีการพัฒนาเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง
- ความปลอดภัยและบริการ: เลือกผู้ให้บริการที่มีระบบป้องกันข้อมูลที่น่าเชื่อถือ และมีทีมซัพพอร์ตมืออาชีพที่พร้อมให้คำปรึกษาตลอดการใช้งาน
โปรแกรมที่ดีที่สุดคือโปรแกรมที่นักบัญชีและเจ้าของธุรกิจใช้งานร่วมกันได้อย่างราบรื่น และวิธีที่จะมั่นใจว่าระบบนั้นเหมาะกับธุรกิจของคุณจริงหรือไม่ คือการใช้สิทธิ์ ทดลองใช้งานฟรี เพื่อทดสอบฟังก์ชันและการใช้งานจริงก่อนตัดสินใจ
