รัฐบาลชุดปัจจุบันมีนโยบาย “รัฐบาลดิจิทัล” เดินหน้าลดการใช้กระดาษ (Paper Less) หันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) โดยทางกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม (ดีอี) ได้เร่งดำเนินการจัดทำและพัฒนาระบบคลาวด์กลางภาครัฐ (GDCC) อย่างต่อเนื่อง
ควบคู่ไปกับการพัฒนาระบบงานต่างๆ ภายใต้งานบริการคลาวด์กลางภาครัฐ คือ ระบบ e-Office ที่ถูกพัฒนาเพื่อให้สามารถบูรณาการ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การให้บริการประชาชนของหน่วยงานภาครัฐต่างๆ ภายใต้แผนการพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (Digital Government) เป็นการยกระดับการให้บริการประชาชน
หลายๆ คนอาจจะยังไม่รู้ว่า เอกสารเป็นดิจิทัลสามารถใช้ได้จริง มีกฎหมายรองรับ โดยปัจจุบันทั้งภาครัฐและเอกชนได้ปรับตัวเข้าสู่โลกดิจิทัล การใช้เอกสารดิจิทัลกลายเป็นส่วนสำคัญของการทำงานและธุรกรรมต่างๆ เพื่อตอบสนองต่อการทำธุรกรรมที่รวดเร็ว ประหยัด และมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังเป็นส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อนสู่เศรษฐกิจดิจิทัล
ข้อดีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ข้อมูลจากสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ เอ็ตด้า ระบุว่า การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยลดค่าใช้จ่าย ประหยัดงบประมาณจากการใช้กระดาษ การจัดส่งเอกสาร และการเดินทาง นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน สามารถลงนามและทำธุรกรรมได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ต้องรอให้ผู้ลงนามเดินทางมาพบกัน เพิ่มความสะดวกและความรวดเร็วในการดำเนินงาน
ขณะที่เรื่องความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยก็เพิ่มขึ้น โดยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้เทคโนโลยีที่เชื่อถือได้ในการป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลง และสามารถตรวจสอบที่มาของเอกสารหรือผู้ลงนามได้ ทำให้ทุกฝ่ายมั่นใจในความถูกต้อง หากมีการลงนามแบบดิจิทัลที่ตรวจสอบได้
และอีกสิ่งสำคัญคือ สามารถบริหารจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้น การจัดเก็บและเรียกใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บ สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างสะดวก และยังนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการวิเคราะห์ ประมวลผล หรือพัฒนา AI ในการจัดการข้อมูลเชิงลึกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และปัจจุบันไทยก็มีกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์รองรับให้ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นพยานหลักฐานในชั้นศาลได้ โดยรองรับให้เอกสารและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับการใช้เอกสารกระดาษและลายเซ็นน้ำหมึก หมายความว่าเราสามารถสร้างเอกสาร สัญญา หรือหนังสือรับรองในรูปแบบดิจิทัลได้โดยมีกฎหมายรองรับ
ทำธุรกรรมทางออนไลน์ได้
การที่รัฐบาลมีนโยบายใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้เราสามารถทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องทางออนไลน์ได้เลย โดยไม่ต้องเดินทางไปที่สำนักงานของหน่วยงานรัฐอีก ช่วยให้การติดต่อราชการออนไลน์ที่สะดวกยิ่งขึ้น โดยปัจจุบันจากพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 เปิดช่องทางให้ประชาชนและภาคธุรกิจสามารถติดต่อกับหน่วยงานรัฐในรูปแบบออนไลน์ได้ ตั้งแต่การยื่นคำร้อง การรับเรื่อง การส่งเอกสาร ไปจนถึงการแจ้งผลการพิจารณา ทำให้ลดความจำเป็นในการเดินทางไปที่สำนักงานราชการ และเพิ่มความรวดเร็วและโปร่งใสในการบริการ
และในปัจจุบันก็มีหลายหน่วยงานรัฐ ได้เปิดบริการประชาชนในรูปแบบนี้แล้ว เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เปิดให้ จดทะเบียนบริษัทได้ผ่านเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยไม่ต้องไปที่สำนักงาน การขอหนังสือรับรองบริษัท สามารถดาวน์โหลดในรูปแบบ PDF ได้ผ่านทางเว็บไซต์ e-Service ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ขณะที่ กรมสรรพากร ได้เปิดให้ยื่นภาษีและระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ภาคธุรกิจสามารถออกใบเสร็จและใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์และส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ ผ่านเว็บไซต์ e-Tax หรือผ่านโปรแกรมบัญชีที่รองรับการทำงานร่วมกับระบบ e-Tax
e-Signature คืออะไร?
สิ่งสำคัญของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Signature โดยทางเอ็ตด้าได้อธิบายถึง e-Signature คือ อักษร อักขระ เสียง หรือสัญลักษณ์ใด ๆ ที่ใช้ประกอบกับเอกสารหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อระบุตัวบุคคลว่าผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้นยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น โดยสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ 1.ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไป สามารถใช้วิธีการระบุตัวบุคคลหรือหลักฐานอื่น ๆ ในการพิสูจน์ตัวตน เช่น ลายมือชื่อที่แนบมากับอีเมลหรือการเซ็นบนแท็บเล็ต ที่สามารถยืนยันได้ว่าเป็นการเซ็นจากตัวบุคคลจริง ๆ
2.ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบเชื่อถือได้ เช่น Digital Signature มีกลไกในการเข้ารหัสลับเพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลและให้เจ้าของลายมือชื่อควบคุมการลงนามของตนเอง
การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ต้องระบุตัวตนของผู้ลงนามได้ ลายมือชื่อในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ต้องสามารถเชื่อมโยงกับตัวบุคคลที่เป็นเจ้าของลายมือชื่อได้ และต้องแสดงเจตนาของผู้ลงนาม เช่นเดียวกับการเซ็นชื่อบนกระดาษ ผู้ลงนามต้องแสดงเจตนาว่าเห็นชอบในเนื้อหาต้องใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ ระบบต้องมีมาตรฐานความปลอดภัยสูง
โดยเอ็ตด้า แนะนำว่า หากภาคธุรกิจจะใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ควรเลือกใช้ลายมือชื่อแบบเชื่อถือได้ (Digital Signature) ในกรณีที่เอกสารมีความสำคัญทางธุรกิจหรือเกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่มีมูลค่าสูง เพื่อความน่าเชื่อถือและง่ายต่อการระบุตัวตนคนลงลายมือชื่อ
สัญญาแบบกระดาษ-แบบดิจิทัล
หลายๆ คนอาจสงสัยว่า สัญญาแบบกระดาษ-แบบดิจิทัล แตกต่างกันอย่างไรนั้น ในการทำสัญญาแบบกระดาษ คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายเซ็นเอกสารตามที่ตกลงกัน บริษัทต้องแนบสำเนาหนังสือรับรองบริษัทที่เซ็นรับรองสำเนาถูกต้องโดยผู้มีอำนาจ บุคคลต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนที่เซ็นรับรองสำเนาถูกต้อง ต้องซื้ออากรแสตมป์มาแปะบนสัญญาและสำเนาตามมูลค่าที่กฎหมายกำหนด
ขณะที่สัญญาในรูปแบบดิจิทัล การทำสัญญาก็มีความสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายเซ็นเอกสารผ่านระบบออนไลน์ หรือใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ลงในไฟล์สัญญา บริษัทส่งไฟล์หนังสือรับรองบริษัทแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้กับคู่สัญญา จากนั้นซื้ออากรแสตมป์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Stamp) ผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากรแล้วใช้รหัสรับรอง (ที่เป็นตัวเลขหรือ QR code) ที่ได้จากการเสียอากรแสตมป์ ประกอบในสัญญาตามมูลค่าที่กฎหมายกำหนด ก็ถือว่าเสร็จเรียบร้อย และกฎหมายรองรับให้มีผลทางกฎหมายเทียบเท่าเอกสารกระดาษ
ในกรณีที่เกิดข้อพิพาทหรือจำเป็นต้องดำเนินการทางกฎหมาย เอกสารและลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายเช่นกัน
สุดท้ายแล้วเมื่อต้องใช้เอกสาร และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ในยุคดิจิทัล ก็ไม่ต้องมีความกังวลใดๆ อีกต่อไป!!
จิราวัฒน์ จารุพันธ์
